Det er vigtigt, at kunder og kolleger let kan få fat i dig, men hvis du bare sætter dit telefonnummer i din e-mail-signatur, kan det føre til en endeløs kæde af ubesvarede opkald. Løsningen er at bruge et online bookingværktøj og placere det i din e-mail-signatur. Vi viser dig, hvordan du gør dette med SuperSaaS.
Vi skal grundlæggende gøre to ting:
1. Sætte en passende onlinekalender op
2. Tilføje et link eller en knap til den kalender i din e-mail-signatur
Vi vil også tale om at tilføje nogle mere avancerede funktioner, som at føje det til din Instagram eller Facebook og automatisk synkronisere til din Google Kalender, Zoom eller Outlook. Hvis bookinglinket skal vises på Instagram eller Facebook, hjælper størrelser på sociale mediebilleder med at undgå mærkelig beskæring i linkforhåndsvisninger.
Opsæt en passende kalender til at tage imod dine møder
Til personlige én-til-én-møder vil du sandsynligvis have en enkel proces med lav friktion: lad bare folk skrive deres foretrukne dato og deres kontaktoplysninger. Se denne demokalender, vi har lavet:
- Den beder ikke om login eller registrering, kun kontaktoplysninger
- Vi har pyntet lidt på den ved at lade brugeren vælge længden på mødet
- Den bruger “widget”-visningen, som automatisk tilpasser sig mobil- og desktopbrugere
Hvis du selv sætter denne kalender op, vil du sandsynligvis først oprette en konto. Derefter vil du gerne tilføje:
- Hente tilgængelighed fra din personlige Google eller Outlook, så du ikke selv skal holde de to synkroniseret
- Tilføje lidt tekst eller et billede af dig selv over widgeten
- Sende en e-mailbekræftelse
Brug guiden til at oprette en kalender
Vi starter med at oprette en New Schedule fra dashboardet. Kalenderen, vi har valgt her, er af typen “Service”, men du kunne også vælge en “Resource”-type. Vi vælger “No log in necessary” og giver kalenderen et navn. Derefter definerer vi forskellige mødelængder, som brugeren kan vælge imellem. Hvis alle aftaler har samme længde, eller hvis du gerne vil lade brugeren vælge en mødelængde, så vil en “Resource”-kalender være mere velegnet. Når du har fuldført dette trin, har du allerede en grundlæggende kalender, som du kan prøve af.
Tilpas din kalender
På fanen “Synchronize” på Supervise-siden kan du forbinde din kalender til en personlig kalender i Google eller Outlook for at sikre, at folk ikke booker tidspunkter, hvor du allerede har noget andet planlagt. Derudover kan du på konfigurationssiden under fanen “Process” tilføje en e-mailbekræftelse, som skal sendes. Du kan ændre indholdet af den mail på fanen “Layout”, og en god ting at tilføje nederst i mailen ville være:
$nourl $modurl $ical
Denne besværgelse fortæller systemet, at kalenderlinket i mailen skal erstattes med et link, som brugerne kan bruge til at ændre deres aftale. Det tilføjer også en såkaldt iCalendar-vedhæftning, som automatisk kan læses af deres kalenderprogram, hvis de bruger et.
Tilføj avancerede muligheder
Der er en række andre muligheder, du måske vil overveje at tilføje, for eksempel:
- Du kan sende en påmindelsesmail kort før mødet
- Du kan få systemet til at oprette et Zoom-møde for hver aftale og tilføje et link til det i mailen
- Du kan sende dig selv en advarsel i Slack, når et møde ændres eller er ved at starte
Vi gennemgår ikke indstillingerne for alle disse her. De fleste indstillinger burde være nemme nok at finde, og ellers vil søgefeltet på dokumentationssiden være et godt sted at starte.
Tilføj et link eller en knap til din e-mail-signatur
Nu hvor vi har et sted at sende dine kunder hen, vil vi gerne gøre dem opmærksomme på det. Du kan selvfølgelig sætte linket til din kalender på din hjemmeside eller dine sociale medier. Men ofte læser dine kunder en e-mail fra dig, når de beslutter sig for, at de vil tage kontakt, så det giver god mening at lægge et link i din e-mail-signatur.
Alle e-mailprogrammer giver dig mulighed for at tilføje en signatur til din e-mail, men de adskiller sig i detaljer som, hvorvidt de kan gemme flere forskellige signaturer til forskellige lejligheder. Det meste af tiden bør deres funktioner være lige til at finde ud af, og ellers vil en hurtig Google søgning hjælpe dig med de mere avancerede muligheder.
Det letteste er at kopiere og indsætte linket til din kalender i signaturen, og derefter kan vi bygge videre på det ved at gøre linket klikbart, og til sidst kan du style dit link som en knap, der siger “Book et møde med mig”. Men jeg tror, de fleste vil foretrække at bruge knappen, så lad os starte med den.
Opret en stiliseret knap
Vi har tilføjet en interaktiv side på vores site, som klarer det meste af arbejdet for dig, se denne knapgenerator. Sørg for, at du er logget ind på sitet; på den måde viser knapgeneratoren en knap, der linker til din kalender i stedet for til en demokalender.
Først kan du lege med indstillingerne på siden for at give knappen den tekst, farve og størrelse, du kan lide.
Derefter kopierer du knappen ved at klikke på clipboard-ikonet 
øverst til højre.
Kopiér ikke teksten fra clipboard-feltet nederst på skærmen, for så får du knappen som HTML-kode i stedet for som en stiliseret knap.
Til sidst indsætter du knappen i din e-mail-signatur og gemmer signaturen.
Opret et link i stedet for en knap
Måske synes du, at et mere beskedent link virker mere forretningsagtigt end en farverig knap? Intet problem, du kan finde linket til din kalender på konfigurationssiden eller ganske enkelt kopiere adressefeltet i browseren, når du ser på kalenderen. Du kunne så indsætte linket i mailen, men du vil sandsynligvis gerne have, at linket siger “Book et møde” i stedet for det rå link. For at oprette et klikbart link:
- Skriv først teksten til linket, f.eks. “Planlæg et møde med mig”
- Markér ordene med musen
- Skriv ctrl-K (Windows) eller ⌘-K (Mac) for at gøre teksten til et link
- Indsæt URL’en i pop-up-vinduet, der burde være dukket op
- Og gem derefter signaturen
Prøv det!
Og så er det fint, men du bør virkelig sende dig selv en e-mail og prøve hele processen fra start til slut for at sikre, at alt fungerer korrekt. Det ville være pinligt, hvis dine kunder sidder fast et sted, så det er bedre, at du selv opdager det først.
Tilpas udseendet med query-parametre
Du kan ændre den måde, en kalender ser ud på, ved at tilføje såkaldte query-parametre til dit link.
For eksempel valgte vi i demoen ovenfor visningen “widget” ved at tilføje ?view=widget til slutningen af linket.
Denne demopage viser flere andre måder, du kan formatere en kalender på.
Du kan også tilføje en parameter, der som standard åbner kalenderen på en bestemt dato, hvilket er nyttigt, hvis du vil have nogen til at booke til en bestemt begivenhed.
For eksempel vil ?month=12&day=25 åbne kalenderen på juledag.
Så hvordan tilføjer du de parametre til linket i din e-mail-signatur? Du sætter bare markøren på knappen eller linket og skriver ctrl-K (Windows) eller ⌘-K (Mac). Det burde åbne en pop-up med linket, som du derefter kan redigere. Og når du har lavet ændringen, vil du måske sende dig selv en e-mail igen for at teste, om det virker som forventet.
Hvis du sidder fast eller vil stille os endnu et spørgsmål, kan du gøre det her.