Det primære mål med et aftalebookingsystem er at sikre, at der er en ledig plads, før man tillader en booking, ikke? Selvom det er sandt, er der nogle situationer, hvor du ønsker det stik modsatte.
Som eksempel kan du tage et arrangement, hvor frivillige hjælper andre mennesker, for eksempel med deres selvangivelser. Du skal matche de frivillige med personer, der har brug for hjælp. I det tilfælde vil du kun tillade folk at booke en plads, som allerede er optaget af en frivillig. Se denne eksempelkalender for at se, hvordan det kunne se ud.
Et andet almindeligt brugsscenarie, vi har set, er en messe, hvor kunder skal matches med sælgere til en demonstration. Antallet af demonstrationsstande er fast, men du vil kun tillade en kunde at booke en, hvis en sælger også kan være der. (Du kan også vende processen om, hvor du lader kunderne booke en hvilken som helst ledig plads, hvilket derefter udløser en mail til salgsmedarbejderne med en anmodning om at udfylde pladsen sammen med kunden.)
At matche to spillere til et tennisspil er endnu et brugstilfælde, men du kan også matche flere end to. Måske vil du matche fire spillere til et bridgeparti.
Eksempelopsætning: en-til-en matchning
Vi gennemgår trinnene til at opsætte en kalender, hvor én gruppe registrerer deres tilgængelighed (de frivillige eller sælgerne), og den anden gruppe booker en aftale med dem. I den demo-kalender nævnt tidligere har vi lagt alt i én kalender for at visualisere, hvad der sker. Men for slutbrugerne kan det være tydeligere, hvis hver gruppe har sin egen kalender. Så her opretter vi én kalender for gruppen af frivillige og en anden for gruppen, der skal booke en aftale med de frivillige.
Gå til dit Dashboard og brug New Schedule-guiden til at oprette en “Resource schedule”. I dette eksempel vælger vi “No log in necessary” og én ressource (vi viser senere, hvordan du gør det med mere end én). Giv kalenderen navnet “Frivillig tilmelding” og definer derefter de pladser, hvor de kan tilmelde sig. Når du har klikket Færdig, kan du klikke på “Åbningstider” og udfylde “Lukket før” og “Lukket efter” for at angive, hvornår aktiviteten foregår.
Gå derefter igennem New Schedule-guiden igen, og denne gang vælger du en “Servicekalender”. Vi vælger “Ingen login kræves” og navngiver denne kalender “Hjælp ønskes”. Lad os definere én service, for eksempel “Hjælp med selvangivelse”, som tager 60 minutter. Vi tilføjer endnu ingen “Påkrævede ressourcer”; det gør vi senere. Klik igen på Færdig og derefter på linket Åbningstider for at angive, hvornår den skal være tilgængelig, så det matcher tiderne fra trin 1.
Nu forbinder vi de to kalendere. Klik på knappen “Konfigurér” for kalenderen “Hjælp ønskes” og gå til fanen “Tjenester”. Klik derefter på redigeringsikonet (1), vælg ressourcen “Frivillig tilmelding” (2), klik på knappen “⊗ optaget” (3), klik derefter på knappen “⊗” (4), og klik til sidst på “Opdater service”.
Lad os teste det. Når du klikker på “Brug” for at gå til kalenderen, bør du se “Ingen ledig plads fundet”, fordi ingen endnu har tilmeldt sig som frivillig. Gå til Dashboard, vælg “Frivillig-kalender” og tilmeld dig der. Gå derefter tilbage til din “Hjælp ønskes”-kalender, og du bør nu se en enkelt ledig plads.
Når alt fungerer som forventet, vil du måske forbedre kalendere med ting som bekræftelsesmails eller justere processen, så der bliver bedt om mere detaljerede oplysninger. Og til sidst: giv linket til hver gruppe, så de kan begynde at booke.
Udvidelse til flere samtidige pladser
Lad os sige, at du har flere frivillige eller sælgere, som er tilgængelige samtidig. Med udgangspunkt i det foregående eksempel vil vi tilføje endnu en ressourcekalender for at holde styr på antallet af bookede brugere.
Gå til New Schedule-guiden og opret en ny “Ressourcekalender”, klik på “Intern brug”, og på spørgsmålet om, hvor mange ting vi vil planlægge, klik på “Mere end én”. Tilføj derefter 2 ting, “Plads 1” og “Plads 2”, på listen over ting, der skal planlægges. I næste trin navngiver du kalenderen “Ledige pladser”. Du kan også kalde den “Rum”, “Borde” eller “Salgsstand”, alt efter hvad der passer til din situation. Der er ikke behov for at angive Åbningstider, systemet bruger dem fra de andre kalendere.
Gør plads til endnu en frivillig. På kalenderen “Frivillig tilmelding” klikker du på “Konfigurér”, derefter fanen “Ressourcer”, derefter linket “indtast en liste”, og tilføjer “Frivillig 1” og “Frivillig 2” (omdøb den ressource, der allerede er der).
Nu sætter vi forbindelsen op. På kalenderen “Hjælp ønskes” klikker du på “Konfigurér” og går til fanen “Tjenester”. Vælg indstillingen “Flere reservationer kan finde sted samtidig”, og under overskriften “Servicevalg” vælger du “Vælg den første”, gem siden og gå tilbage til den samme fane. Rediger servicen og klik på “eller”-knappen for at få et ekstra sæt at matche. Konfigurer nu den ene plads til at matche med “Frivillig 1” og den anden med “Frivillig 2” som på skærmbilledet nedenfor.
Mere komplekse scenarier
Ved hjælp af teknikken ovenfor bør det være klart, hvordan man matcher et større antal frivillige, men det er også muligt at bygge endnu mere komplekse scenarier. Du kan vise forskellig tilgængelighed til forskellige grupper, for eksempel ved at give ældre en chance for at booke først, før yngre mennesker får adgang. Vi har beskrevet en række komplekse scenarier i dokumentationen om kombinering af kalendere. Derudover kan hver kalender læse tilgængelighed fra en Outlook- eller Google-kalender eller offentliggøre aftaler til dem, og det giver endnu større fleksibilitet ved at forbinde til webtjenester uden for SuperSaaS.
Så vidt vi ved, er muligheden for at kombinere kalendere på denne måde unik for SuperSaaS. I matematiske termer kaldes dette et ‘logisk AND, OR og NOT’ på den ledige kapacitet i en kalender. Men bare rolig, hvis det ikke siger dig noget; det endelige resultat bør være, at du kan tilpasse dit bookingsystem til din virksomhed i stedet for omvendt. Skulle du støde på uforudsete problemer, er du velkommen til at kontakte os, så hjælper vores supportteam dig gerne.