Hvem er Mosaic Erie, og hvorfor skal du læse denne case study?
Mosaic Erie blev etableret i oktober 2017 af Chris & Christine. Mosaic Erie (MoE) blev startet som et fotostudie for at løse problemet med at leje plads i korte perioder og for at give enkeltpersoner eller små virksomheder mulighed for at bruge det delte rum til at afholde klasser/workshops. Dette er historien om, hvordan MoE brugte online aftalebooking til at automatisere deres bookingprocedurer og øge virksomhedens effektivitet.
Hvis du gerne vil vide, hvordan du udvikler din egen online bookingskalender til dine klasser, workshops, events eller udlejning af lokaler, finder du alle de nødvendige trin nedenfor, hvor vi forklarer, hvordan du kan tage SuperSaaS’ online bookingsystem i brug til at automatisere tidsbestilling og reservationer i din virksomhed.
Lær, hvordan du opsætter et reservations- eller udlejningssystem i denne korte video:
Lær, hvordan du opsætter et kursus- eller arrangementsbookingsystem i denne korte video:
Hvorfor ledte Mosaic Erie efter et online planlægningssystem?
Inden for få uger efter opstart begyndte MoE at modtage en strøm af forespørgsler om ledig plads, lejepriser, bookingprocedure, holdtider og ledige pladser. Efterhånden som antallet af bookinger steg, blev det både besværligt og tidskrævende at håndtere klasser og tidsplaner manuelt via telefon og e-mail. Denne voksende arbejdsbyrde fik MoE til at undersøge, hvordan hele deres planlægningsproces kunne automatiseres. Efter at have gennemgået deres muligheder valgte MoE SuperSaaS som deres online aftalebookingssoftware for at håndtere deres klassebookinger og løsning til lokaler, der udlejes. Det endelige mål: at gøre deres bookingsystem fleksibelt, brugervenligt og mere gennemsigtigt.
Løsningen: En online plan for lokaler og klassebookinger
Trin 1: Forstå kravene
Det første trin i at løse ethvert problem er at forstå det præcise problem og identificere mulige løsninger. MoE fandt ud af, at den bedste løsning på deres problem var at oprette to separate planlægningssystemer. Først en kalender til at styre individuelle bookinger af fælles lokaler. Og dernæst en kalender til studerende, hvor de kunne se og booke de tilgængelige klasser og workshops.
Trin 2: Vælg en kalendertype til hvert af kravene
SuperSaaS tilbyder tre typer kalendere, der kan dække forskellige anvendelser, situationer og virksomheder. At vælge den mest passende kalender til dine behov er et af de vigtigste trin, når du opsætter SuperSaaS-systemet.
Kalender til lokaleudlejning. En ressourcekalender er en kalender, der er organiseret omkring enkeltpersoner eller begivenheder. Fordi den plads, der er til rådighed for reservationer, er en begrænset ressource og kun er tilgængelig i bestemte perioder, oprettede MoE en ressourcekalender som løsning til lokaleudlejning.
Kalender til klasser/workshops. En kapacitetskalender er en kalender, der fungerer bedst til gruppearrangementer som klasser og workshops. Hver af MoE’s klasser/workshops har en forskellig pris med forskellig kapacitet, og derfor oprettede MoE en kapacitetskalender til styring af klasser og workshops.
Trin 3: Konfigurer bookingprocessen for slutbrugerne
Når kalendertyperne var valgt og konfigureret, var opsætningen færdig, og MoE skulle nu tilpasse selve bookingprocessen, som brugerne skulle følge, som vist i figuren nedenfor:
Figur 1: Kalenderproces for MoE’s booking af lokaler til udlejning
Skal brugerne have lov til at lave gentagne bookinger eller ej? Må brugerne tilføje sig selv til en venteliste, hvis en reservation bliver annulleret? Hvad er de åbningstider for virksomheden? Kræver bookinger betaling eller godkendelse? Kan brugeren anvende en rabatkode for at få tilbud? Skal nye aftaler bekræftes? Til hvem? Hvor ofte skal MoE sende påmindelses- og opfølgningsmails? Hvor bliver brugeren sendt hen, når bookingen er gennemført? SuperSaaS giver finmasket kontrol over hvert af disse aspekter i bookingprocessen, og MoE besvarede mange af disse spørgsmål for at skabe et veldefineret procesforløb for deres SuperSaaS-kalender.
Da tilpasningerne til kalenderen for lokaleudlejning var færdige, gik MoE videre med at oprette den anden kalender til planlægning af elevklasser og workshops.
Den anden bookingkalender skulle give eleverne mulighed for at booke de klasser og workshops, som Mosaic Erie tilbød. Skulle klasserne gentage sig dagligt, ugentligt, hver anden uge, månedligt efter dato eller månedligt efter ugedag, alt sammen indtil en bestemt slutdato? Hvad er den øvre grænse for hver klasse/workshop? MoE besvarede disse vigtige spørgsmål for at kunne tilbyde en mere kraftfuld og stærkt tilpasset kalender med et bookingforløb som vist nedenfor:
Figur 2: Bookingproces til planlægning af MoE’s klasser/workshops
Trin 4: Opsætning af betaling
For at modtage betalinger fra brugerne for klasserne og workshopsene satte MoE deres betalingsløsning op til online betalingsindsamlingsmetode. Ved at eksperimentere med SuperSaaS’ fleksible betalingsmetoder tilpassede MoE deres betalingsafsnit til at tilbyde pakker til specifikke varer og eksklusive rabatter og kampagnetilbud for at tiltrække nye brugere.
Trin 5: Test af kalenderen som slutbruger
Da opsætningen af kalenderen var færdig, testede MoE den eksterne visning af kalenderen, som ses nedenfor:
Figur 3: MoE’s eksterne kalendervisning med de oplysninger, som MoE beder om fra deres brugere
Trin 6: Del kalenderen for at starte booking
For at gøre det let at få adgang til bookinger deler MoE deres online planlægningskalender i det promoverende indhold på deres website og sociale medieplatforme. Her er et eksempel på, hvordan MoE deler et kalenderlink med brugere og deres følgere på sociale medier:
Figur 4: MoE deler et link til deres online aftalebookingsystem på Facebook-siden
Skiftet til online planlægning gav flere fordele for MoE
På få timer forvandlede MoE hele deres bookingproces til et fuldstændigt automatiseret, professionelt og brugervenligt online bookingsystem. Planlægningsprocessen er nu mere klar og enkel for MoE-teamet, enkeltpersonerne/virksomhederne og for de studerende. At flytte deres aftalebookinger til et online system gør det nu muligt for MoE at give deres brugere større fleksibilitet og 24/7-tilgængelighed. MoE har også opnået besparelser på op til 80 % takket være bedre informationsdeling de rigtige steder, en stigning i tidseffektivitet på op til 20 % og samlet forretningsvækst på grund af konverterings- og outreach-værktøjer såsom e-mailpåmindelser, der reducerer udeblivelser.
Hvad er SuperSaaS?
SuperSaaS er en fleksibel, tilgængelig og stærkt tilpasselig online aftalebookingsapplikation. Nogle af de vigtigste funktioner omfatter hurtige og problemfri bookinger, brugervenlig tilpasning, mobilkompatibilitet, integrationer med Google Kalender og Outlook samt betalingsbehandling.
SuperSaaS kan bruges af skoler, universiteter, fotografer, terapeuter, medicinske institutioner, hundeluftere og andre kæledyrsplejetjenester, coaches og lignende undervisningsbaserede virksomheder, yogalærere, personlige trænere, madlavningsskoler, rejse- og turistvirksomheder, bilvedligeholdelse, fitnessstudier, fritidsvirksomheder, hotel- og gæstebookinger, skønhedssaloner, reparationsspecialister, finansielle tjenester, butikker og meget mere. Systemet er velegnet til mange anvendelser såsom mødelokalebookinger, planlægning af interviews, udlejning, sportsbanebookinger, COVID-vaccinationer og meget mere.
Du kan downloade den komplette case study for at se den detaljerede trin-for-trin-proces for, hvordan MoE brugte SuperSaaS til at sætte deres bookingsystem op.
Tilmeld dig din gratis prøveperiode i dag for at finde ud af mere om, hvordan SuperSaaS kan gavne din virksomhed. Hvis du har specifikke spørgsmål, er du meget velkommen til at kontakte os.