Et enkelt mødelokale eller én terapeut er let at planlægge. Det bliver mere interessant, når du har tyve opbevaringsrum, fyrre udlejningscykler, hundrede skabe eller et dusin feriehytter. Hver eneste af dem skal kunne bookes, du vil med et enkelt blik kunne se, hvad der er ledigt, og hvad der er optaget, og bookingerne strækker sig ofte over dage eller uger frem for en time.
SuperSaaS håndterer dette fint, men en kalender med mange ressourcer har gavn af nogle få indstillinger, som en lille kalender ikke har brug for. Denne artikel gennemgår tre af dem: at samle alle dine ressourcer i én kalender, at skifte til en horisontal visning, så overblikket forbliver læsbart, og at beslutte, om kunderne vælger en bestemt enhed eller blot får en tildelt.
Hele vejen igennem bruger vi vores demo Opbevaringsboks reservationer som eksempel. Den indeholder femten rum i forskellige størrelser med reservationer, der strækker sig over flere dage, hvilket gør den til et godt eksempel på enhver udlejningsvirksomhed.
Trin 1: Saml alle dine ressourcer i én kalender
Det første spørgsmål er, hvilken af de tre kalendertyper du skal bruge. Til udlejning er svaret næsten altid en ressourcekalender: hvert opbevaringsrum, hver cykel eller hytte bliver én ressource, og en booking blokerer den ressource i hele lejeperioden. Bookinger i en ressourcekalender kan have en hvilken som helst længde, så en cykeludlejning på to timer og en opbevaringskontrakt på seks måneder kan leve side om side i den samme kalender.
Du kunne oprette en separat kalender for hver enhed, men modstå den fristelse. Vores dokumentation om at kombinere kalendere siger det enkelt: Hvis du har udskiftelige ressourcer, er det bedst at placere dem i den samme ressourcekalender. Én kalender betyder ét sted at indstille åbningstider, priser og bookingbegrænsninger, ét overblik for dig og ét link at give til kunderne. Der er ingen grænse for, hvor mange ressourcer du kan tilføje til en kalender.
Et par praktiske tips, når du tilføjer mange ressourcer:
- Brug navne, der indeholder information. Demoen navngiver sine rum
Opbevaringsrum A01 · 25 m², så størrelsen er synlig uden at åbne en booking. For cykler kunne det være stelstørrelsen, for hytter antallet af senge. - Hold rækkefølgen logisk. Ressourcerne vises i den rækkefølge, du definerer dem under Konfigurer > Ressourcer. Gruppér dem efter bygning, række eller type, så overblikket læses naturligt.
- Sæt pris pr. enhed, hvis det er nødvendigt. Forskellige størrelser betyder som regel forskellige priser. Med avancerede prisregler kan du opkræve en anden pris pr. enhed, tilføje sæsonpriser eller give rabat på længere udlejninger.
Trin 2: Skift til en horisontal visning
Som standard tegner SuperSaaS uge- og dagsvisningen vertikalt: Tiden løber fra top til bund, og hver ressource får sin egen kolonne. Det fungerer fint for en håndfuld ressourcer, men med femten eller flere bliver kolonnerne for smalle til at læse, og en reservation, der løber fra mandag til fredag, bliver delt op i fem separate stykker.
Det horisontale layout vender det om. Hver ressource får sin egen række, tiden løber fra venstre mod højre, og en booking over flere dage bliver til én samlet bjælke, der strækker sig over de dage, den dækker. Som vores dokumentation om visninger beskriver det, er horisontal nyttig, hvis du har mange ressourcer, eller hvis bookinger ofte går over midnat. Udlejning opfylder begge kriterier.
For at skifte åbner du Konfigurer > Layout i din kalender. I kolonnen Indstillinger ved siden af visningerne Måned, Uge og Dag vælger du Horisontal i stedet for standardværdien Vertikal. Mens du er der, kan det betale sig at sætte ugevisningen som standardvisning, da det er den, de fleste kunder vil ønske at se, og at skjule de visninger, du ikke har brug for.
To beslægtede indstillinger hjælper, når listen over ressourcer bliver lang:
- Ressourcefilteret. Over kalenderen kan brugerne vælge en enkelt ressource i en dropdown for kun at se den enhed. Prøv at vælge
Opbevaringsrum B03 · 200 m²i demoen for at se, hvordan kalenderen reduceres til én række. Det er den hurtigste måde for en kunde at tjekke, om det rum, de havde i tankerne, er ledigt. - Direkte links til en ressource. Du kan sende en kunde direkte til én enhed ved at tilføje ressourcens navn til kalenderens URL. Vores artikel om at henvise kunder til en bestemt ressource forklarer hvordan.
Hvis du nogensinde har brug for det horisontale layout uden at ændre indstillingerne, kan du tilføje ?dir=h til kalenderens URL. Det omvendte, ?dir=v, virker også. Du kan finde flere URL-tricks i dokumentationen.
Bemærk, at mobilbrugere slet ikke ser den vertikale eller horisontale ugevisning. De får en kompakt månedskalender med en liste over ledige tider nedenunder, hvilket fungerer godt, uanset hvor mange ressourcer du har.
Trin 3: Beslut, hvem der vælger enheden
Med kalenderen sat op og gjort læsbar er der én beslutning tilbage: Vælger kunden en bestemt enhed, eller vil du selv tildele en?
Lad kunden vælge
Hvis dine enheder adskiller sig på måder, der betyder noget for kunden, så lad dem vælge. En opbevaringskunde går op i, om de får 25 eller 500 kvadratmeter, en hyttegæst går op i antallet af soveværelser, og en cykellejer vil have den rigtige stelstørrelse. I det tilfælde er ressourcekalenderen alt, hvad du har brug for: Kunden åbner kalenderen, finder en enhed, der passer, og booker den. Sådan fungerer demoen.
Tildel en enhed automatisk
Nogle gange er enhederne fuldstændig identiske, og at lade folk vælge skaber kun forvirring. Vores dokumentation beskriver netop dette scenarie:
Du har 20 identiske stykker udstyr til udlejning, og du ønsker ikke, at kunderne skal kunne booke et specifikt produkt, men derimod får et tilfældigt.
Tænk på identiske skabe, en flåde af den samme udlejningscykel eller et parti identiske projektorer eller værktøjer. Kunden vil kun vide, at et stykke er ledigt på deres datoer. Hvilket de får, er din sag, ikke deres.
SuperSaaS løser dette med sammenlagte ressourcer ved hjælp af en servicekalender oven på din ressourcekalender:
- Behold din ressourcekalender med alle de enkelte enheder, som beskrevet ovenfor. Den forbliver dit administrative overblik.
- Opret en ny kalender af typen service, og definer en service på den, for eksempel “Lej en cykel”.
- Gå til Konfigurer > Services i servicekalenderen, og forbind servicen med din ressourcekalender. Fordi den kalender indeholder flere ressourcer, vil du se muligheden for at forbinde til Enhver af … ressourcerne.
- Lige nedenunder finder du muligheden Hvis flere ressourcer er ledige. Her vælger du, om brugeren selv skal vælge en ressource, om der skal vælges en tilfældig ressource, eller om den første ledige i den rækkefølge, de er listet i kalenderen, skal gives.
Kunderne booker derefter i servicekalenderen. De ser tilgængeligheden som én samlet enhed: En tid er ledig, så længe mindst én af de sammenlagte enheder er ledig. Når de booker, vælger SuperSaaS en enhed for dem og blokerer den i ressourcekalenderen, hvor du kan se præcis, hvilket stykke der gik til hvem. Denne opsætning er forklaret i detaljer i afsnittet om sammenlagte ressourcer i dokumentationen.
Valget mellem tilfældig og første ledige er mest praktisk. Første ledige fylder din liste op fra toppen, hvilket er praktisk, hvis enhed 1 er den, der ligger tættest på døren. Tilfældig fordeler slitagen jævnt over hele flåden.
En ting at huske på: En service i en servicekalender har en fast varighed, så du kan ikke lade kunderne trække en booking til en vilkårlig længde, som de kan i en ressourcekalender. Til udlejning er den sædvanlige fremgangsmåde at definere nogle få services med forskellige længder, såsom “en halv dag”, “1 dag” og “2 dage”, der alle er forbundet til den samme pulje.
Eksempel: en cykeludlejning med tre typer cykler
For at se det i praksis kan du kigge på vores demo Cykeludlejning. Bag den ligger tre ressourcekalendere, én for hver cykeltype: Bycykler, Mountainbikes og Elcykler. Hver ressourcekalender viser de enkelte cykler af den type, og det er der, udlejningsbutikken holder styr på, hvilken cykel der er ude hos hvem.
Kunderne ser aldrig de tre kalendere. De ser kun servicekalenderen Cykeludlejning, som kombinerer dem. Dens services er defineret pr. cykeltype og lejeperiode, for eksempel “Bycykel ‑ en halv dag”, “Bycykel ‑ 1 dag” og “Bycykel ‑ 2 dage”, og hver service er forbundet til Enhver af cyklerne i den tilsvarende ressourcekalender. Når en kunde vælger “Bycykel ‑ 1 dag” og en dato, viser kalenderen ledighed, så længe mindst én bycykel er ledig den dag, og SuperSaaS tildeler en bestemt cykel, når bookingen foretages.
Denne opsætning giver dig det bedste fra begge verdener: Kunderne vælger det, der betyder noget for dem, cykeltypen og hvor længe de har brug for den, mens det valg, der ikke betyder noget for dem, nemlig hvilken præcis cykel, træffes automatisk.
Kombiner en pulje med andre ressourcer
Sammenlagte ressourcer kan kombineres med andre krav til én booking. Dokumentationen giver eksemplet med en gruppebooking til en tur, der kræver 5 cykler og én guide, hvor det ikke er vigtigt, hvilken guide eller hvilke specifikke cykler der vælges fra puljen. For at sætte det op tilføjer du blot muligheden Enhver af … til servicen flere gange, én gang for hver cykel, og tilføjer guiderne som en anden pulje. SuperSaaS tilbyder derefter kun tidspunkter, hvor fem cykler og en guide alle er ledige, og tildeler dem, når bookingen foretages.
Hvilken visning hører til hvor
Da servicekalenderen skjuler de enkelte ressourcer for kunden, betyder det horisontale layout primært noget i ressourcekalenderen, hvor du og dine medarbejdere kigger på det fulde overblik. I en servicekalender er valget mellem Vertikal og Horisontal kun tilgængeligt for månedsvisningen. En typisk opsætning til identiske udlejningsenheder ser derfor sådan ud:
- Ressourcekalender, horisontal ugevisning, som du bruger til at se alle enheder og deres reservationer, og eventuelt kunder, der vil vælge en bestemt enhed.
- Servicekalender, forbundet til puljen, som bruges af kunder, der bare vil have en enhed i en periode, som i demoen Cykeludlejning.
Hvis dine enheder er forskellige, og kunderne altid skal vælge, kan du springe servicekalenderen helt over og dele ressourcekalenderen direkte.
Prøv det selv
Åbn demoen Opbevaringsboks reservationer, og skift mellem ugevisningen og filteret for at få en fornemmelse af, hvordan en horisontal kalender med mange ressourcer opfører sig, og prøv demoen Cykeludlejning for at se, hvordan sammenlagte ressourcer ser ud fra kundens side. Opret derefter en gratis konto, tilføj dine egne enheder, og sæt layoutet til horisontal under Konfigurer > Layout. Den gratis version har ingen grænse for antallet af kalendere, så du kan bygge hele opsætningen, før du beslutter, om du har brug for et betalt abonnement, som starter ved 60 kr. Hvis du går i stå, hjælper vores supportteam gerne.