Har du nogensinde tænkt over, hvad den bedste måde er at indsamle filer fra dine kunder på? At modtage filer via e-mail kan være overvældende, og filhåndtering kan være tidskrævende og rodet. Lær hvordan Dropbox-integration til SuperSaaS kan hjælpe dig med sikkert at indsamle data fra dine kunder og holde det organiseret.
Her er det også nyttigt at bruge vores skræddersyede formularer, som gør det muligt at indsamle ekstra oplysninger direkte i bookingprocessen.
Indsamling af data via formularer
Ved at tilføje formularer til reservationsprocessen kan dine kunder give yderligere oplysninger og uploade filer. Fra ansøgninger og CV’er til tilmeldingsformularer kan de indsende det hele via en enkelt formular. Alle dokumenter, som dine kunder indsender, bliver straks uploadet fra kundens browser til den tilknyttede mappe i din Dropbox-konto.
Når du opretter en formular, har du mulighed for at integrere en knap til filupload, som derefter beder dig om at forbinde til Dropbox. I vores dokumentation forklarer vi i detaljer, hvordan du kan linke din Dropbox til din SuperSaaS-konto. Når Dropbox er forbundet, kan du tilføje sektionen “filupload” til din formular. Hver knap til filupload giver din kunde mulighed for at uploade præcis ét dokument. Hvis dine kunder skal uploade flere filer, kan du tilføje flere filupload-knapper til din formular. Når Dropbox er forbundet, kan du tilføje sektionen “filupload” til din formular. Hver knap til filupload giver din kunde mulighed for at uploade præcis ét dokument. Hvis dine kunder skal uploade flere filer, kan du tilføje flere filupload-knapper til din formular.
Flere formularer
I SuperSaaS kan du oprette flere formularer til forskellige formål. For eksempel kan en fotograf lade kunder uploade inspirationsbilleder, når de booker en fotosession, eller en sprogskole kan indsamle lektier til hver kommende lektion. Ligesom formularer kan bruges til forskellige mål, kan de også bruges på mange forskellige måder.
Link en formular til en (ny) bruger
Vil du have, at kunder kun skal indsende bestemte filer eller oplysninger én gang? Så bør du måske overveje at tilføje en formular til en bruger i stedet for til en reservation. Når en formular er knyttet til en bruger, behøver dine kunder kun at udfylde formularen, når de registrerer sig som ny bruger. Har du allerede kunder med en eksisterende konto? Bare rolig, du kan tilføje formularen til tilmeldingsprocessen og lade eksisterende brugere udfylde formularen næste gang, de logger ind på deres konto, ved hjælp af indstillingen som ovenfor, men kræv også, at eksisterende brugere uden en formular udfylder en ved deres næste besøg.
Formularer, der er knyttet til brugere, er gode, når du vil bruge dem som tilmeldingsformularer til medlemskaber, elever eller til at formidle dine vilkår og aftaler.
I en bookingproces
At tilføje formularer til bookingprocessen har mange fordele. Det skaber mulighed for at tilbyde yderligere ydelser, give information eller bede om filer, der er nødvendige til aftalen. SuperSaaS-formularer er praktiske, når kunder ikke behøver en konto for at booke hos dig, men du stadig har brug for at indsamle vigtig information til deres booking.
Selvstændig
Formularer behøver ikke nødvendigvis at være knyttet til en reservationsproces eller en bruger, men kan bruges alene. Når du opretter en formular, kan du vælge at oprette formularer klar til integration eller at bruge dem som selvstændige. Du kan også konvertere selvstændige formularer til integrerede formularer og omvendt.
Den største forskel mellem de to er, at en selvstændig formular har sin egen URL. Dit publikum kan nemt få adgang til en selvstændig formular via din hjemmeside eller via et link, du deler. Selvstændige formularer kan være nyttige til at indsamle feedback om din service eller som tilmeldingsformular til et særligt arrangement.
Dropbox opretter automatisk separate mapper for hver mappe, hvis du har flere formularer. Det gør dit Dropbox-dashboard meget mere overskueligt.
Filorganisering
At indsamle data fra flere kunder kan være overvældende, hvis det ikke organiseres korrekt. Den nemmeste måde at indsamle filer på er ved at hente filerne direkte fra formularerne i SuperSaaS. Filerne i formularen downloades fra din Dropbox til din computer. I formularen under overvåg kan du nemt samle filer og gemme dem pr. svar. Gennem hele processen gemmes eller behandles ingen filer på vores SuperSaaS-servere.
Hvis det tager for lang tid at downloade filer, er en anden måde at se, hvilken fil der tilhører hvilken kunde, at lade brugerne logge ind eller oprette en konto. Kundens brugernavn bliver automatisk inkluderet i filnavnet, når det uploades til Dropbox-mappen. Du bestemmer, om brugerne tilmelder sig med deres e-mail eller opretter et personligt login-navn på siden Adgangskontrol i dit dashboard.
Uploadede filer beholder ikke deres oprindelige filnavn, når de gemmes i en formular. For eksempel vil et dokument, der er uploadet med filnavnet JaneDoeCV, blive vist som Brugernavn-tilfældig-kombination-af-tal-og-bogstaver. Se følgende eksempel:
Dokumenter, der uploades af brugere uden brugernavn (for eksempel når en formular bruges uden for en reservationsproces), får ikke et brugernavn tilknyttet, men får kun et generisk filnavn. For at skabe overblik i Dropbox kan du vælge at sortere filer efter enten type, filendelse eller ændret.
Type opdeler filer i dokumenttyper, såsom billeder og dokumenter. Dette må ikke forveksles med filteret for filendelse. Med dette filter kan du nemt se, hvilke filer der er dokumenter eller billeder. Det er praktisk, når du skal indsamle forskellige typer filer.
Filendelse klassificerer filer efter format. Med typefilteret kan dokumenter med forskellige formater falde under samme type; med filendelsesfilteret grupperes filer derimod kun sammen, når de har samme format. Under type vil en PDF-fil for eksempel sandsynligvis blive grupperet som et dokument, men i filendelsesfilteret kan PDF-filen kun findes sammen med andre PDF-filer.
Ændret viser filer i rækkefølge efter senest redigeret eller senest tilføjet. Det kan være nyttigt, når du har brug for de sidst tilføjede filer fra din mappe.
Flere tips til filorganisering
Dropbox tilbyder automatiseringsfunktioner til at automatisere mapper, hvilket gør organisering af filer endnu mere praktisk. Med Dropbox-automatisering kan du vælge en kategori, som filer skal sorteres efter, angive regler for automatisk at omdøbe filer eller oprette tags for at organisere og finde filer. Hver mappe kan kun bruge én automatisering.
Muligheden for at omdøbe filer, også kaldet navngivningskonvention i Dropbox, kan være nyttig, når du gemmer filer fra formularer. Vi ser på indstillingen uploaddato; men der er mange flere muligheder, som du kan bruge efter behov.
Uploaddato: Med denne funktion tilføjer Dropbox automatisk uploaddatoen til filnavnet, så det er nemmere at se, hvilken dato filerne blev uploadet. På trods af filteret for ændret kan du med navngivningskonventionen uploaddato straks se, på hvilken dato filerne blev oprettet og tilføjet til mappen.
Kort fortalt
Brug formularer til at lade kunder uploade filer i SuperSaaS. Formularer kan knyttes til en reservationsproces, men kan også bruges som en selvstændig formular. Alle uploadede filer gemmes i din tilknyttede Dropbox-konto, hvor du kan hente dokumenter. Dropbox opretter separate mapper for hver formular. Dokumenter, der uploades, beholder ikke deres oprindelige filnavn, men får i stedet et generisk filnavn, hvilket gør det svært at se, hvilken kunde filen tilhører. Som løsning kan du lade dine kunder udfylde formularen, mens de er logget ind, eller bruge Dropbox-navngivningskonventionen til at identificere, hvilken bruger der uploadede filer, eller på hvilken dato filer blev tilføjet til din Dropbox-mappe.