Medarbejdere vender tilbage til kontorer overalt, men kontorlivet ser ikke helt ud, som det gjorde før. Du er måske flyttet til et mindre kontor eller et coworking-miljø, hvor arbejdspladser kan være fælles. I sådanne tilfælde kan brug af online aftalebooking hjælpe med at sikre, at der er et ledigt skrivebord eller en ledig arbejdsplads til alle. Har dit kontor mødelokaler? Opret en ekstra kalender og giv alle medarbejdere adgang.
Sådan opretter du din kontorkalender
Du kan oprette unikke kalendere (ressourcekalendere i SuperSaaS) for hver arbejdsplads og samle dem alle i en overordnet kalender (servicekalender). På den måde kan du se alle arbejdspladserne i et overskueligt overblik.
Den hurtigste og nemmeste måde er at oprette en kalender for flere ressourcer, som indeholder hver arbejdsplads, som medarbejderne kan booke. Opret derefter en servicekalender med de ledige tider, som medarbejderne kan booke en arbejdsplads i.
Hvis du ikke har brug for et overblik, er en kapacitetskalender med tidsrum også en mulighed. I så fald kan du sætte en grænse for kapaciteten i hvert tidsrum. Det sikrer, at der er nok skriveborde til hver medarbejder, men de har friheden til at vælge en ledig arbejdsplads ved ankomst. Valgfrit kan du tilføje en venteliste, så eventuelle tomme arbejdspladser fyldes op, hvis nogen bliver syge.
Læs mere om de forskellige kalendertyper.
Lær, hvordan du opsætter et reservations- eller udlejningssystem i denne korte video:
Bemærk: Der er ingen grænse for, hvor mange kalendere du kan oprette, heller ikke i den gratis version, så det gør ikke noget, hvor mange kontorpladser du har.
Opret en kalender til dine mødelokaler, så du kan mødes med kunder
Til mødelokaler er det sandsynligvis nemmest at oprette en ekstra kalender. Du kan vælge at bruge en kapacitetskalender, hvis du vil begrænse antallet af personer, der kan dele rummet, eller en ressourcekalender, hvis du kun vil lade én person reservere rummet på et bestemt tidspunkt. Hvis dit kontor modtager kunder, kan du også bruge mødelokale-kalenderen til at booke et roligt møderum og sikre, at der ikke opstår overlap eller dobbeltbookinger.
Læs mere om, hvordan du opretter en kalender til dit mødelokale i vores vejledning.
Tilføj en venteliste, når alle kontorpladser er optaget
Det er muligt at tilføje en venteliste, så medarbejdere kan tilmelde sig, hvis kontorkalenderen allerede er fuld. I SuperSaaS er denne mulighed tilgængelig for alle kapacitetskalendere. Så hvis en medarbejder bliver syg eller alligevel beslutter at arbejde hjemmefra, får den næste medarbejder en besked og kan tage på kontoret den dag. Med denne funktion kan du stadig få mest muligt ud af dine kontorlokaler uden selv at skulle administrere kapaciteten manuelt.
Se, hvordan du kan implementere en venteliste.
Overvej at bruge et kreditsystem til at fordele pladserne mere jævnt
Du vil måske gerne gøre kontoret lige tilgængeligt for alle. En god løsning er at give hver medarbejder kredit. De kan “bruge” kreditten på at reservere en arbejdsplads på kontoret. På den måde kan du sikre, at alle får mulighed for at arbejde på kontoret.
Tip: Hvis du vil nulstille kreditniveauerne automatisk hver måned, kan du konfigurere en startkredit, der nulstilles hver måned. På den måde behøver du ikke manuelt at tilføje mere kredit hver gang en medarbejder løber tør for kredit. Det kan selvfølgelig være nemmere at holde styr på fremmødet, hvis du selv tilføjer kreditten.
Læs vores vejledning om, hvordan du implementerer et kreditsystem.
Giv dine medarbejdere besked om nye virksomhedspolitikker
For at sikre, at dine medarbejdere er opdateret om nye eller eksisterende virksomhedspolitikker, kan du vælge at give dem besked via e-mail eller sms. Hvis dine medarbejdere deler deres skriveborde, kan det være nyttigt at sende en besked før en kontordag, som minder alle om at rydde deres skriveborde sidst på dagen.
Lær, hvordan du opsætter påmindelser til dit kontor.
En anden mulighed er at tilføje en formular til din bookingproces for at informere dine medarbejdere om virksomhedens politikker. Du kan også tilføje et afkrydsningsfelt, så medarbejderne skal angive, at de har læst politikkerne, før de kan fortsætte. Det kan være særligt nyttigt, hvis du vil dobbelttjekke, at medarbejderne har læst eventuelle nye opdateringer.
Find ud af mere om, hvordan du opsætter en formular.
Hvis du bruger en kapacitetskalender og ikke vil sende en kopi af virksomhedspolitikken hver gang en medarbejder planlægger en kontordag, kan du vælge at sende en besked manuelt (i din egen mailapp). Du kan nemt kopiere og indsætte e-mailadresserne for hver bruger, der har reserveret et bestemt tidsrum, ved at gå til Supervise > Overview, derefter klikke på forstørrelsesglasset ved siden af det pågældende tidsrum for at åbne det, og til sidst klikke på linket “Email alle i dette tidsrum” for at indlæse listen over e-mailadresser.
Start med den gratis version
Opret en konto nu og begynd at spare tid og energi på at administrere din kontorkapacitet. Brug den gratis annonceunderstøttede version af SuperSaaS til at konfigurere din kalender og prøv den, indtil du er tilfreds. Betalte reklamefri abonnementer starter ved 60 kr og burde være nok til de fleste kontorer. Hvis du går i stå og har brug for hjælp, er du velkommen til at kontakte os og vores supportteam.