SuperSaaS kan tilpasses uendeligt, men det kan være svært at opdage alle nyttige funktioner. I denne artikel fremhæver vi nogle tips og tricks til at få mest muligt ud af SuperSaaS til salgs- og kontoadministrationsteams.
- Vælg en passende kalendertype til dine behov
- Udøv mere kontrol over din kalender
- Undgå møder i sidste øjeblik
- Tag en pause ved at tilføje buffertid mellem møder
- Forhindrer møder i at tære på dit liv
- Indstil starttider for begrænsninger
- Afrunding af sluttidspunkt for aftale
- Godkend dine reservationer
- Modtag en e-mail/sms-besked, hver gang nogen opretter en reservation
- Modtag notifikationer på din mobiltelefon
- Strømline din kommunikation
- Gør din kalender mere tiltalende via layout
- Administrer klientoplysninger sikkert
- Forøg anvendeligheden af din kalender
- Forbind SuperSaaS med anden software
Vælg en passende kalendertype til dine behov
1. Koordiner flere kalendere automatisk
Når flere teammedlemmer skal være tilgængelige til det samme møde, kan du bruge serviceplan.
Definer en ny tjeneste, der er afhængig af tilgængeligheden af alle disse teammedlemmer, og bookingsystemet vil automatisk finde gensidigt tilgængelige tidsintervaller fra alle dine kalendere.
Når et møde er booket på serviceplanen, tilføjes det desuden automatisk til hver enkelt kalender.
2. Lad kunderne vælge deres foretrukne teammedlem
Hvis kunder ønsker at planlægge tid med et bestemt medlem af dit team, skal du bruge en enkelt serviceplan. Du kan opnå dette ved at oprette tjenester på navnet på teammedlemmer. Hver tjeneste i kalenderen afhænger derefter af den individuelle ressourceplan for det specifikke medlems.
Kalenderen vil se nogenlunde sådan ud:
Tilføj medarbejderspecialiseringer, billeder eller blot mere information om dokumenter, næste trin, osv. med kunder i servicebeskrivelsen.
3. Tildel ethvert teammedlem til en opgave
Når du vil matche kundeemner med en tilgængelig salgsrepræsentant, skal du bruge ressourceplanen med flere ressourcer. Møder vil fortsat være planlagt inden for et givet tidspunkt indtil kl. Der er ikke flere repræsentanter til rådighed for dette tidsrum.
Du kan gøre dette ved at klikke på den nye planlægningsguide og oprette en ressourceplan med flere ressourcer.
Tilføj alle dine salgsrepræsentanter i kalenderen som vist nedenfor:
Du kan også indstille individuel tilgængelighed for hver repræsentant via Skemanavn > Overvåg > Åbningstider fanen som vist nedenfor:
4. Foruddefinerede mødevarigheder
Vælg en separat mødevarighed for hver gruppe af kundeemner.
Tillad dem at vælge mellem de forskellige længder af aftalerne på din kalender på 3 forskellige måder
a) Ét enkelt skema
Tillad kunder at bruge en enkelt kalender med en rullemenu til at vælge varigheden af aftalen.
Du kan konfigurere forskellige aftalelængder via Skemanavn > Konfigurer > Ressourcer/tjenester fanen som vist nedenfor:
Når du tilføjer denne mulighed, vises de i kalenderen som nedenfor:
b) Vis hver mødetype som separate begivenheder
Hvis du ønsker at vise dem som separate afsnit på selve kalenderen, kan du også bruge serviceplanen i kombination med ressourceplanen. Opret en enkelt ressourceplan for en person, og opret en serviceplan med forskellige tjenester.
Hver tjeneste i denne kalender er defineret af varigheden under Skemanavn > Konfigurer > Tjenester fanen som vist nedenfor:
Når du bruger en serviceplan, ser din kalender sådan ud for dine kunder:
Begge disse kalendertyper kan opnå den samme funktionalitet. Forskellen ligger i layoutet for dine kunder.
c) Opret brugergrupper
Opret en separat kalender for hvert trin i klientonboardingsprocessen, for eksempel “Velkomstkald”, “Kontoopsætning”, “Kvartalsvis check-in” og så videre. Guide dem gennem processen ved at dele de relevante links til det trin af onboarding processen. Føj dem til forskellige brugergrupper og begrænse deres adgang til kun bestemte kalendere.
Du kan gøre dette via fanen “Brugerstyring” på dit kontrolpanel ved at klikke på indstillingen “Brugergrupper” som vist nedenfor:
Du kommer til et skærmbillede, hvor du kan oprette brugergrupper baseret på dine krav som vist nedenfor:
Når du har oprettet relevante grupper, kan du blot tilføje hver kunde til en bestemt gruppe ved at klikke på redigeringsikonet for hver kunde og vælge deres brugergruppe som vist nedenfor:
Du kan opdatere/ændre grupper og ændre kundeadgang baseret på, hvilken fase af salgstragten de befinder sig i.
5. Brug kapacitetsplan for gruppebegivenheder
Brug kapacitetstypeplanen til gruppebegivenheder som webinar, træningssessioner eller gruppeopkald vedrørende onboarding for kunder med lignende behov.
Udøv mere kontrol over din kalender
6. Undgå møder i sidste øjeblik
Giv dig selv tid nok til at forberede dig til mødet ved at oprette et minimumsvarsel for planlægning.
Du kan konfigurere dette via Skemanavn > Konfigurer > Proces fanebladet som vist nedenfor:
7. Tag en pause ved at tilføje buffertid mellem møder
Regn for pendlertid og mødeforberedelsestid. Tilføj automatisk buffertid mellem møderne for sikkert at slappe af og forberede dig til det næste møde.
Du kan gøre det ved at planlægge navn > Konfigurer > Ressourcer/kapacitet som vist nedenfor:
8. Undgå møder i at tære på dit liv
Tildel bestemte dage eller bestemte timer hver dag til møder. Tillad kun personer at booke et møde efter din kalender på disse specifikke tilgængelige tidspunkter, og hold dine “fridage” produktive.
Du kan tilføje din tilgængelighed via Skemanavn > Overvåg > Åbningstider fanen som vist nedenfor:
Det er også muligt at opdele de tilgængelige tider på en bestemt dag i to forskellige tidsrum.
9. Indstil starttider for restriktioner
Dine aftaler kan begynde når som helst på dagen, når du er ledig. Det er dog mere praktisk, når dine aftaler begynder i starten af hver time eller hver halve time og så videre.
Begræns aftalerne til at begynde ved starten af hver time via Skemanavn > Konfigurer > Ressourcer/tjenester fanen som vist nedenfor:
Når du tilføjer * :00, tillader du i det væsentlige, at aftalerne begynder kl 9:00, 10:00, 11:00 og så videre, forudsat at din dag begynder kl. 9:00. Andre almindeligt anvendte starttider for begrænsninger inkluderer * :30, * :15, * :10, * :45 osv.
10. Afrunding af sluttidspunkt for aftale
Når aftaler kan begynde på et hvilket som helst tidspunkt, kan de også slutte på tilfældige tidspunkter som 16:37, 14:11, 9:58 og så videre, hvilket får de næste planlagte mødetider til at se mærkelige ud.
Afrund tiderne til multiplum af 5 eller 10 minutter eller til nærmeste kvarter for at gøre det mere bekvemt.
Du kan gøre det via Skemanavn > Konfigurer > Ressourcer/tjenester fanen som vist nedenfor:
11. Godkend dine reservationer
Få større kontrol over, hvilke reservationer der bekræftes på din kalender. Konfigurer systemet til at få din godkendelse, før du sender bekræftelses-e-mailen/smsen.
Du kan gøre det via Skemanavn > Konfigurer > Proces fanen som vist nedenfor:
12. Modtag en e-mail/sms-besked hver gang nogen opretter en reservation
Sørg for, at du er opmærksom på alle reservationer på din kalender uden at bekymre dig om at kigge på din kalender hele tiden. Konfigurer systemet til at sende dig en tekst- eller e-mail-meddelelse, hver gang der oprettes en reservation på din kalender. Du kan gøre det via Skemanavn > Konfigurer > Proces fanen som vist nedenfor:
En god måde at holde sig orienteret på er at konfigurere systemet til at sende dig en oversigt over aftaler hver dag sidst på dagen.
13. Modtag notifikationer på din mobiltelefon
En anden god måde at holde sig orienteret om aftalerne på din kalender er at modtage automatiske meddelelser på din Android-telefon eller iPhone.
Download Make-appen og forbind din SuperSaaS konto med Lav skabelon for at konfigurere det.
Strømlin din kommunikation
14. Reducer e-mail-ping pong
Spild ikke din tid på at sende frem og tilbage e-mails som “Hvor skal vi mødes?”, “Hvordan kan jeg nå dig?”, “Hvad tid er du ledig?” “Denne tid fungerer ikke for mig. Kan vi omlægge dette?” og så videre.
Opret en separat kalender for hver mødetype. Tilpas e-mail/sms-påmindelser og bekræftelsesmeddelelser til at inkludere alle relevante detaljer om placering, instruktioner, kontaktoplysninger og så videre.
Du kan gøre dette via Schedule Name > Configure > Layout som vist nedenfor:
Aktiver påmindelsen og bekræftelsesmeddelelserne via Skemanavn > Konfigurer > Proces-fanen som vist nedenfor:
Dette reducerer spildtid i frem og tilbage e-mails, og kunder kan finde alle relevante oplysninger på et enkelt sted.
15. Tilpas dine e-mails
Automatiske beskeder kan virke upersonlige og kolde. Tilpas din e-mail med kundeoplysninger som navn, detaljer om aftalen, booking-id osv. med magiske ord.
Du kan finde ud af mere om brugen af magiske ord på vores Support-side.
16. Send opfølgende e-mails
Afsendelse af opfølgende e-mails kan øge din konverteringsrate til kundeemner. Lad systemet automatisk sende en opfølgende e-mail med dine produktoplysninger og andre virksomhedsoplysninger.
Du kan sende opfølgende e-mails ved at konfigurere disse indstillinger via Skemanavn > Konfigurer > Proces fanen som vist nedenfor:
Du kan tilpasse opfølgende e-mails via Skemanavn > Konfigurer > Layout fanen som vist nedenfor:
17. Del hurtigt dit planlægningslink
Tilføj dit planlægningslink eller en call-to-action-knap til din e-mailsignatur, og omdiriger folk direkte til din online bookingplan.
Du kan også tilpasse nedenstående skabelon for at opmuntre folk til at booke et møde.
Hej
Jeg er ledig kl. [tilføj tidspunktet, når du er ledig], men hvis du ikke er tilgængelig på dette tidspunkt, bedes du aftale et passende tidspunkt til at konfigurere mødet efter min kalender her [indsæt dit skemalink her].
Jeg ser frem til at komme i kontakt med dig.
Kærlig hilsen
[Dit navn og betegnelse]
Gør din kalender mere tiltalende i layoutet
18. Brug branding-elementer på din kalender
Din virksomheds brand er vigtigt for dig og dine kunder. Du bør afspejle dit brand i al din kommunikation, inklusive din online kalender. Du kan nemt tilpasse følgende branding-elementer i SuperSaaS:
a) Tilføjelse af layoutfarver
Du kan styre layoutfarverne i din kalender og dit kontrolpanel.
Besøg fanen “Layoutindstillinger” på dit kontrolpanel for at kontrollere interne systemfarver.
Du kan kontrollere fine farvedetaljer på dit kontrolpanel som tekstfarve, overskriftsfarve, baggrundsfarve og så videre.
Du kan også ændre de farver, der bruges på din kalender, ved at gå til Skemanavn > Konfigurer > fanen Layout som vist nedenfor:
Når du ser indstillingen for layoutfarver, kan du tilpasse detaljerne i din kalender som farverne på bookede aftaler, farven på tomme celler og ejerskabsindikatorfarver.
b) Tilføj en omdirigerings-URL
Del flere oplysninger med dine kunder, eller opdater dem om dine seneste præstationer. Brug muligheden for omdirigering af URL til at omdirigere dine kunder til en specifik webside, efter at de har gennemført reservationen i din kalender.
Du kan automatisk omdirigere brugere ved at tilføje omdirigerings-URL’en via Schedule Name > Configure > Process fanen som vist nedenfor:
c) Tilføj dit firmalogo
Din virksomheds logo er en vigtig del af din virksomheds brand.
Tilføj din virksomheds logo til dit kontrolpanel og din kalender via fanen “Layout Settings” på dit kontrolpanel. Se videoen herunder for at se, hvordan du gør:
Du kan også give kunderne mulighed for at besøge din virksomheds hjemmeside eller din produktinformationsside, når de klikker på dit logo.
d) Brug dit eget tilpassede domænenavn
Du kan oprette et tilpasset domæne til dit planlægningslink såsom schedule.yourcompanyname.com. På denne måde vil dine kunder være tydelige på, at kalenderen tilhører dig.
Du kan følge trin-for-trin brugerdefinerede domænevejledning for at oprette dit eget domæne.
19. Tilføj et menneskeligt element til dit skemalayout
Ingen kan lide at udforske et rum, der er mekanisk og upersonligt. Tilføj et menneskeligt præg til din kalender ved at tilføje dit billede eller dit holds billede på det hvide felt over kalenderen.
For at opnå dette skal du først uploade dit billede på nettet.
Brug derefter URL’en til at tilføje billedlinket på det hvide område over kalenderen sammen med din personlige besked via Skemanavn > Konfigurer > fanen Layout som vist nedenfor:
Du kan også tilpasse dine beskeder over kalenderen, og du kan finde nogle tips til at tilpasse dine beskeder på vores supportside.
Administrer klientoplysninger sikkert
20. Importer/eksporter kundedata
Undgå dobbeltarbejde og tilføj dine eksisterende kundedata til systemet. Du kan gøre dette via fanen “Import” på dit SuperSaaS kontropanel.
21. Tilføj tilpassede formularer for at få flere klientoplysninger
Få mere information om dine kunder ved at designe dit brugerdefinerede spørgeskema. Brug den tilpassede formularmulighed til at designe dit eget spørgeskema.
Du kan gøre dette ved at oprette en ny formular fra dit kontrolpanel:
Tilpas formularfelterne for at indsamle flere kundeoplysninger som krav, firmanavn og så videre. For at vedhæfte formularen til din kalender kan du gå til Skemanavn > Konfigurer > Behandle og vedhæfte formularen som vist nedenfor:
Tillad kunderne at udfylde formularen, før de opretter reservationen, så du har nok kundeoplysninger inden interaktionen.
22. Tilføj et supervisorfelt for at gemme klientspecifik information
Nogle kunder har særlige krav eller særlige ønsker. Gem dem i supervisorfeltet, som er synligt for interne brugere, men ikke for kunder. Se videoen herunder for at konfigurere supervisor-feltet.
Boost anvendeligheden af din kalender
23. Indstil tilbagevendende aftaler med et enkelt klik
Giv kunderne mulighed for at booke et tilbagevendende møde med et enkelt klik. Du kan se videoen herunder eller læse instruktionerne i vores supportdokumentation for at bruge denne funktion.
24. Tillad kunder at se tiden i deres tidszone
Tillad kunder at se mødetidspunkt i deres tidszone, når de ordner møder med kunder over hele verden.
Du kan gøre dette via fanen “Layoutindstillinger” på dit kontrolpanel som vist nedenfor:
25. Hold dig tilgængelig på flere sprog
Kunder foretrækker at interagere med systemet, der taler deres sprog. SuperSaaS er tilgængelig på 35+ sprog og giver kunderne mulighed for at vælge deres eget sprog for at se kalenderen.
Du kan gøre dette via fanen “Layoutindstillinger” på dit kontrolpanel som vist nedenfor:
Forbind SuperSaaS med anden software
26. Synkroniser flere kalendere med dine kalendere
Nogle gange kan professionelle forpligtelser komme i vejen for dine personlige planer. Undgå dobbeltbookinger ved at synkronisere din personlige kalender og arbejdsplan. Du kan forbinde din Google kalender med di SuperSaaS bookingsystem.
Hvis du vil tilføje aftaler fra Google kalender til din SuperSaaS kalender, kan du gøre det via Skemanavn > Overvåg > Synkroniser som vist nedenfor:
Du kan følge trin-for-trin-vejledningen, der er angivet på vores hjemmeside, for at konfigurere synkroniseringen. Hvis du vil tilføje/opdatere nye begivenheder fra din SuperSaaS kalender til din Google kalender, så kan du bruge Zapier-integrationsskabelonen til at forbinde de to platforme.
27. Opret et mødelink i Zoom automatisk
Kom i kontakt med dine holdkammerater via Zoom. Tilslut blot din Zoom- og SuperSaaS konto til den foruddefinerede skabelon, og hver gang en aftale er ved at begynde, vil denne integration oprette et Zoom-mødelink.
28. Tilføj nye kundeemner til Salesforce
Du vil spore dine møder med kundeemner, men ønsker ikke manuelt at indtaste oplysninger om kundeemner i dit Salesforce-system. Det behøver du ikke bekymre dig om med SuperSaaS. Brug den foruddefinerede skabelon til Salesforce integrationer, og nye kundeemner vil automatisk blive tilføjet til Salesforce, hver gang der er en ny aftale på din online kalender.
29. Generer automatisk et join.me-link til mødet
Glem din frygt for at gå glip af et møde ved at tilslutte din SuperSaaS- og Join.me-konto. Aftaleopretteren i SuperSaaS modtager automatisk en e-mail fra join.me med et direkte link til online mødelokalet. På denne måde kan du deltage i mødet uden at bekymre dig om at oprette en ny session i join.me
Og endelig, hvis du har nogle specifikke spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os via vores feedbackformular.