Ikke flere dobbeltbookinger eller konflikter med en personlig kalender i dit bookingsystem. SuperSaaS giver dig mulighed for at tilpasse din tilgængelighed for bookinger, styre bookingtiderne og arbejde med flere kalendere sammen. Her ser du de forskellige måder at tilpasse og vise tilgængelighed i SuperSaaS.
- Opsætning af tilgængelighed
- Styr hvordan tilgængelighed vises og anvendes på din kalender
- Styr din tilgængelighed med flere kalendere
Opsætning af tilgængelighed
1. Angiv din ugentlige tilbagevendende tilgængelighed på kalenderen
Styr dine arbejdsdage og åbningstider, hvor du ønsker, at din kalender skal være tilgængelig. Du kan vælge, hvilke dage du vil acceptere bookinger på, og også tilføje fridage for dig eller organisationen. Indtast derefter åbningstiderne for hver dag individuelt.
Det er upraktisk at være tilgængelig hele dagen, når du også vil tage hensyn til frokostpauser eller afsætte kun få timer hver dag til andet arbejde. Det kan du tage højde for ved at opdele åbningstiderne på din kalender.
Du kan angive din tilgængelighed via Din kalender > Administre > Åbningstider som vist:
2. Styr tilgængelighed for bestemte datoer
Du kan have vigtige aftaler på bestemte dage, kommende ferier, eller måske vil du bare blokere nogle tidsrum i din kalender. Administrér disse undtagelser ved enten helt at lukke kalenderen eller ved at oprette forskellige arbejdstider for disse bestemte datoer (eller datointerval).
Du kan tilføje sådanne undtagelser til bookingsystemet via Din kalenders navn > Administrer > Lavsæson > Tilføj undtagelse som vist:
Når du klikker på knappen “Opret undtagselse”, kan du se dine særlige dage listet under “Undtagelser” på den samme side over dette felt.
Bemærk: Det er muligt at slette alle eller nogle af disse undtagelser ved blot at klikke på knappen med det røde kryds på højre side af hver særlig undtagelse.
3. Begræns dit datointerval for tilgængelighed
Som standard er din kalender åben for bookinger i en ubestemt periode. Du kan redigere denne tidsramme afhængigt af dine individuelle behov. Når du håndterer en særlig begivenhed, workshop eller session, der kun er tilgængelig mellem bestemte datoer, kan du vælge kun at åbne din kalender i et bestemt tidsinterval.
Du kan begrænse kalenderens tilgængelighed i et givet tidsinterval via fanen Din kalenders navn > Administrer > Åbningstider som vist:
Det vil gøre din kalender utilgængelig for brugere uden for det tilgængelige datointerval.
4. Blokér manuelt bestemte tidsrum på din kalender
Nogle gange kan du have lyst til at blokere bestemte tidsrum eller bestemte dage på din kalender. Der er flere måder at blokere tid på din kalender. En af de nemmeste måder at blokere bestemte tidsrum eller dage på din kalender er at fylde tiden ud med en booking, du selv laver. Som administrator er du ikke bundet af begrænsninger, så du kan nemt lave en booking, der varer flere dage (og undgå alle tidsbegrænsninger).
For at oprette en booking, der varer flere dage, kan du blot klikke på Din kalenders navn > Bruge, og derefter klikke på kalenderen for at oprette bookingen. Her er et eksempel på en booking, der varer flere dage:
Denne type booking tæller som en enkelt booking i systemet og indgår i dit samlede antal.
Andre måder at blokere tid på omfatter at oprette undtagelser for særlige dage, midlertidigt justere åbningstiderne for din kalender og synkronisere din SuperSaaS kalender med Google Kalender. Disse metoder gør det muligt at blokere tid på din kalender uden at reducere antallet af bookinger i den samlede bookinggrænse, der er tilgængelig på din konto.
Styr hvordan tilgængelighed vises og anvendes på din kalender
5. Administrér de timer, der er synlige på din kalender
Møder kan tage det meste af din dag, og uregelmæssige mødeplaner kan hæmme din produktivitet. Selvom du ikke kan ændre arbejdstiderne, kan du helt sikkert opfordre brugerne til at oprette en aftale inden for bestemte timer. Det kan du gøre ved at styre de timer, der er synlige på din bookingkalender.
Du kan styre de timer, der er synlige på din kalender, via fanen Din kalenders navn > Konfigurer > Layout som vist:
Bemærk: Synlige timer er ikke det samme som åbningstiderne på din kalender. Synlige timer er de timer, som dine brugere kan se på kalenderen, mens åbningstiderne er de timer, hvor du ønsker at acceptere bookinger på din kalender.
6. Tillad brugere eller superbrugere at oprette bookinger uden for åbningstiden
Brug oplysningerne om åbningstider til at gøre din kalender visuelt tiltalende. For din brugers bekvemmelighed kan du lade dem booke en aftale uden for åbningstiden.
Du kan tillade bookinger uden for åbningstiden via Din kalenders navn > Konfigurer > Åbningstider som vist nedenfor:
Hvis du i stedet kun vil begrænse denne funktion til administratoren og dine teammedlemmer (superbrugerne i bookingsystemet), kan du vælge denne mulighed via Din kalenders navn > Administrer > Åbningstider som vist:
7. Sørg for, at alle aftaler ligger inden for åbningstiden
Bliv ikke frustreret, når aftalens sluttidspunkt ligger uden for åbningstiden. Sørg for, at bookingsystemet kun accepterer aftaler inden for åbningstiden.
Det kan du opnå via Din kalenders navn > Administrer > Åbningstider som vist:
Styr din tilgængelighed med flere kalendere
8. Undgå sammenstød med personlige aftaler ved at synkronisere med Google Kalender
Ikke flere dobbeltbookinger eller officielle aftaler, der støder sammen med dine personlige planer. Synkronisér blot din Google Kalender med din SuperSaaS kalender og undgå overlappende aftaler. Følg denne korte videovejledning for at sætte din synkronisering med Google Kalender op:
Læs vores tidligere blogindlæg, hvor vi forklarede, hvordan du får øjeblikkelige opdateringer fra din SuperSaaS kalender til din Google Kalender.
9. Hold alle kalendere opdaterede ved at tilføje dine aftaledetaljer fra SuperSaaS
Det kan hurtigt blive tidskrævende at håndtere flere kalendere. Du vil gøre det lettere for dig og dine kunder at synkronisere aftaledetaljerne til andre kalenderprogrammer. Du kan nemt tilføje dine SuperSaaS bookinger til andre kalendere ved at eksportere aftalerne til andre kalendere.
Exportér hver booking individuelt
Du kan eksportere individuelle bookinger ved at klikke på aftalesporet og derefter klikke på den lille iCal-knap nederst til højre i sporet som vist:
Når du åbner denne iCal-fil i andre kalenderprogrammer, bliver aftaleoplysningerne direkte tilføjet til din kalender.
Tillad dine kunder at tilføje bookingdetaljerne til deres kalender
Hver gang en bruger laver en booking, kan du automatisk vedhæfte oplysningerne i notifikationen som en iCal-fil. Det kan du gøre ved at bruge magic word $ical i dine notifikationsbeskeder.
Bemærk: Magiske ord er såkaldt: Auto text, som automatisk bliver erstattet af en dynamisk værdi, når beskeden genereres. Du kan finde den fulde liste over magiske ord i vores support afsnit.
Du kan tilpasse dine beskeder, så de indeholder iCal-filen via Din kalenders navn > Konfigurer > Layout som vist:
Når du beholder standardbeskeden, kan du blot tilføje $ical magiske ord i boksen ovenfor. Her er et overblik over, hvordan din bekræftelsesbesked vil se ud for en Gmail-bruger:
E-mailen kan se anderledes ud hos andre e-mailudbydere. iCal-filen vil dog altid være vedhæftet e-mailen, uanset udbyderen.
TIP: Læs vores blogindlæg om at tilpasse dine e-mails og tekstbeskeder.
Ud over at tilpasse din tilgængelighed kan du også tilføje avancerede begrænsninger for tilgængelighed eller bookinger. Du kan finde mere information om at opsætte disse bookingbegrænsninger her.
Hvis du har specifikke spørgsmål om at konfigurere din tilgængelighed i SuperSaaS, er du velkommen til at kontakte os.