Bemærk: Vi tilbyder nu en Zoom-integration, der giver en endnu mere gnidningsfri måde at forbinde din SuperSaaS-kalender med Zoom på. Find mere information om, hvordan du opsætter den i vores dokumentation om videokonferencer.
I det voksende digitale landskab, men især i de sidste halvandet år under pandemien, er der sket et tydeligt skift fra møder ansigt til ansigt på kontoret til oftere at arbejde på afstand og bruge digitale applikationer som Zoom til at holde kontakten. Det betyder forståeligt nok, at vi har set en stigning i spørgsmål om, hvorvidt og hvordan det er muligt at integrere videokonferencesoftware i din SuperSaaS-kalender.
I denne blog forklarer vi mulighederne for at integrere Zoom og giver en trinvis guide til, hvordan du sætter det op. Derudover giver vi dig nogle alternative videokonference-apps, som kan bruges i kombination med SuperSaaS.
Der er to muligheder for at integrere Zoom med SuperSaaS. Hvilken der er bedst for dig, afhænger af dine behov og personlige præferencer.
Mulighed 1: Brug dit personlige møde-ID
Den nemmeste løsning er, når du bruger dit Personlige Møde-ID, som du får tildelt af Zoom og som sender enhver, der bruger det, til dit Personlige Møderum. ID’et er altid det samme og kræver derfor ingen justeringer, før du sender det til en kunde i forbindelse med en aftale. Det betyder, at du kan dele de samme oplysninger med alle.
En hurtig og enkel måde at sikre, at alle dine kunder modtager disse oplysninger, er ved at tilføje dem til bekræftelsesmailen og/eller påmindelsesmailen, der sendes af SuperSaaS. For at kunne bruge dette er det naturligvis vigtigt, at du har aktiveret e-mailbekræftelser og indsamler kundens e-mailadresse under bookingprocessen.
I menuen Configure går du til fanen Process og sikrer, at e-mailadresse er påkrævet for hver reservation.
På den samme fane finder du indstillingen til at sende bekræftelsesmails. Her vælger du den sidste mulighed: “Always send a confirmation, optional for superusers and the administrator”.
Når du også vil sende en påmindelsesmail til dine kunder før deres aftale, finder du denne indstilling lige lidt længere nede.
Nu hvor vi har sikret, at der sendes mails til kunderne, går vi til fanen Layout, hvor vi kan oprette custom messages. Du vil sandsynligvis gerne tilføje dine Zoom-oplysninger i både bekræftelses- og påmindelsesmailen, for en sikkerheds skyld.
Det er forholdsvis enkelt. I Zoom kan du ‘copy invitation’, så du har alle detaljer ved hånden, og selv beslutter hvilke oplysninger du vil dele i mailene.
Alle oplysninger, der indtastes her, bliver tilføjet den generiske mail, som sendes af systemet, så du kan være sikker på, at alle dine kunder får disse oplysninger. Hvis du vil tilpasse din egen mail fuldt ud og skrive din egen besked, så tag et kig på vores blog om at personliggøre mails.
Fordi du bruger det samme møderum til alle, vil du måske også gerne planlægge en buffertid mellem møderne. På den måde forstyrrer en kunde, der logger ind lidt tidligt, ikke dit igangværende møde med en anden kunde. Derudover har Zoom en funktion til et venterum, som du kan aktivere.
Mulighed 2: Brug webhooks for en mere avanceret opsætning
En mere avanceret opsætning, hvor Zoom automatisk kan oprette nye (unikke) møderum til hvert møde, kan opnås ved at bruge webhooks. Webhooks er en af flere måder, webapplikationer kan kommunikere med hinanden på. Det gør det muligt at sende realtidsdata fra én applikation til en anden, når en bestemt hændelse indtræffer. De kan konfigureres manuelt eller, hvis du ikke har så meget programmeringsviden, ved at bruge færdige arbejdsgange fra Zapier.com eller Make. Til denne blog fokuserer vi på den sidste løsning og bruger de færdige arbejdsgange fra Zapier; Make.com-processen vil være meget lignende.
Du skal oprette en konto på deres site, før du kan sætte en webhook op med SuperSaaS. Både Zapier og Make.com tilbyder en prøveversion og et gratis niveau til mindre brugere.
På dit dashboard vælger du ‘Make a Zap’ for at begynde at oprette en webhook.
Trin 1: Opret en trigger
- Vælg app: I søgevinduet skriver du SuperSaaS.
- Trigger event: Dette er handlingen, der starter webhooeken. I dette tilfælde kan det enten være ‘reminder or follow-up’ eller ‘new appointment’, afhængigt af hvornår du vil have mødet oprettet i din Zoom-konto.
- Vælg din SuperSaaS-konto (synkroniser SuperSaaS, hvis du ikke allerede har gjort det).
- Vælg, for hvilken kalender i din konto du vil sætte webhooeken op.
- Hvis du har valgt ‘reminder or follow-up’, vil den spørge, hvilken af disse to handlinger der skal være triggeren. I de fleste tilfælde vil det være påmindelsen (follow-up virker kun, hvis du har sat dette op som en anden påmindelse.)
- Test og fortsæt.
Trin 2: Opret en handling
Vælg app: I søgevinduet skriver du Zoom.
Action event: Dette er den handling, der udføres, når webhooeken kører. I dette tilfælde vil du oprette et møde i din Zoom-konto.
- Vælg din Zoom-konto (synkroniser Zoom, hvis du ikke allerede har gjort det).
- Set up action: Her udfylder du detaljerne for Zoom-hændelsen, der skal oprettes, for eksempel et emne, tidszone og/eller varighed.
- Test og fortsæt.
- Slå zap til.
Din webhook er nu klar og fungerer. Du kan slå den til og fra, som du har lyst til. Vær opmærksom på, at når du aktiverer denne webhook, vil påmindelsesbeskeden fra SuperSaaS ikke længere blive sendt. I stedet opretter den et møde i din Zoom-app.
Du vil måske også sende dine brugere en mail med Zoom-oplysningerne. Det kan gøres ved at tilføje endnu et handlingstrin til webhooeken. Men for at oprette en webhook med mere end én handling skal du have en betalt plan.
Trin 3: Opret en handling
Vælg app: I søgevinduet skriver du Mail by Zapier.
Action event: Du vil sende en udgående mail.
- Set up action: Dette trin gør det muligt at oprette den mail, der skal sendes til din bruger. Systemet kan hente data fra aftalen for at generere mailen, på samme måde som auto text. Det giver dig for eksempel mulighed for at tiltale brugere ved navn eller sende dem specifikke oplysninger om aftalen.
For at sende Zoom-linket skal du sørge for, at ‘Join url’ bliver tilføjet i brødteksten.
- Test og fortsæt.
- Slå zap til.
Derefter vil Zapier automatisk oprette et nyt møde i Zoom og derefter sende din kunde en mail med oplysningerne, så du er sikker på, at de har alle de nødvendige detaljer.
En alternativ mulighed for dette trin ville være at opsætte opfølgningse-mailen i SuperSaaS som en anden påmindelse, så dine kunder stadig modtager en mail med alle oplysningerne.
Findes der alternativer?
Selvfølgelig. Bare for at nævne nogle få: MS Teams, Amazon Chime, Skype, Google Hangouts. Enhver videokonferencesoftware, der giver dig et personligt møde-ID/url, kan bruges sammen med SuperSaaS ved at følge trinene for [personligt møde-ID] som beskrevet i denne blog.
Med disse trin vil du kunne sætte dine videokonferencemøder op med succes! Tøv ikke med at kontakte os, hvis du har yderligere spørgsmål til ovenstående instruktioner.
Få mere at vide om hvordan man afholder succesfulde online møder.